Kontrola smluv: systém najde rizika dřív, než něco podepíšete.
Jedna smlouva majitele stála tři roky. Dnes mu systém přečte každou novou dřív, než ji podepíše, a ukáže, kde je háček.
- Klient
- Woodline Interiors
- Obor
- Výroba nábytku
- Co jsme postavili
- Kontrola smluv s dodavateli
- Spolupráce
- Zahraniční spolupráce · USA
Dřívnaslepo
Teď5 min
a víte, co podepisujete
Majitele Woodline Interiors stála jedna smlouva tři roky. Neměla v sobě nic podezřelého. Dodavatel dřeva ji poslal e-mailem, majitel ji přelétl, podepsal a zasunul do složky. O rok později zjistil, že výpovědní lhůta uplynula půl roku před tím, než si na smlouvu vzpomněl.
Jak se k nám dostal
Woodline Interiors vyrábí nábytek ve Spojených státech, takže celá spolupráce běžela na dálku: hovory přes video, živé ukázky každý týden a smlouvy v angličtině. Úryvky níže jsou v překladu.
Řekl nám to bez obalu: právníka na každou smlouvu platit nechce, na to ho nemá, ale podepisovat naslepo už taky ne. Nejdřív chtěl vědět, jestli to nějak jde. Odpověděli jsme, že jde, ale ne tak, aby rozhodoval systém. Má smlouvu přečíst, ukázat, kde jsou rizika, a poradit, co navrhnout jinak. Rozhodnutí zůstává na majiteli, a když je riziko vážné, na právníkovi.
Co jsme v té jedné smlouvě našli
Na začátku jsme si od majitele vzali tu starou smlouvu, aby bylo na čem zkoušet. Hned v ní byl článek, který ho stál tři roky:
Čl. 7.2 Smlouva se automaticky prodlužuje o dalších 36 měsíců, pokud ji dodavatel neobdrží vypovězenou 6 měsíců před koncem trvání.
Automatické prodloužení o tři roky a výpověď půl roku předem. Systém to označí jako vysoké riziko a navrhne prodloužení vždy jen o rok a výpověď měsíc předem.
Další dva články najdete skoro v každé smlouvě, tady byly obzvlášť nevýhodné. První se týkal pokuty při prodlení platby:
Čl. 9.1 Při prodlení odběratele náleží dodavateli smluvní pokuta 0,5 % denně z celé hodnoty zakázky.
Pokuta se počítá z celé zakázky, ne z dlužné částky. Návrh: strop 10 % a jen z toho, co je po splatnosti.
A druhý se týkal toho, že dodavatel mohl měnit ceny:
Čl. 11 Dodavatel je oprávněn jednostranně změnit ceny s účinností od následujícího měsíce.
Cena se může změnit bez souhlasu odběratele. Návrh: změna jen dohodou, nebo s právem smlouvu vypovědět.
Jak jsme to ladili
Hned první živá ukázka měla chybu: systém označoval jako riziko každý odstavec, ve kterém bylo slovo „pokuta“. Majitel se podíval na pět falešných poplachů a řekl, že takhle to číst nebude. Naučili jsme systém rozlišovat výši, základ a podmínku a poplachů ubylo na jednotky.
Druhou ukázku jsme postavili na deseti smlouvách, které majitel poslal ze starého archivu. U osmi z nich se našlo něco, co chtěl vědět, a u dvou nic. Právě to „nic“ bylo důležité: když je smlouva v pořádku, systém to řekne jednou větou a nepřemlouvá.
Co hlídá vždy: automatické prodloužení, pokuty a jejich výši, jednostranné změny ceny, výpovědní lhůty a výhradní odběr. Kdykoli se objeví něco, co v seznamu není, a vypadá to nezvykle, systém na to upozorní zvlášť.
Co zůstalo na právníkovi
Smlouvy, ve kterých systém najde vážné riziko, jdou k právníkovi už s hotovým přehledem. Ten pak řeší jen to, co opravdu potřebuje jeho oči, a nezačíná čtením od první strany. Poslední slovo má vždy majitel nebo právník, nikdy systém. To jsme si napsali do návrhu a stojí to i na každé stránce přehledu.
Co to přineslo
Dřív podepisoval majitel naslepo. Dnes dostane přehled rizik a návrh změn, dřív než cokoli podepíše, a trvá mu to pět minut. První smlouvu, kterou pak poslal zpátky s požadavkem na změnu, dodavatel přijal bez diskuze. Podle majitele proto, že mu předložil konkrétní články a konkrétní návrh, a ne obecné „nelíbí se nám to“.