Zápisy z porad: systém poslechne poradu, napíše zápis a rozdá úkoly.

Je to program, který poslouchá poradu, po jejím skončení napíše zápis a každý úkol, který na ní zazněl, zapíše týmu do úkolníčku. Se jménem a termínem. Nikdo nic nepřepisuje.

Jak se k nám dostali

Projekční kancelář Proengineers se ozvala s tím, že se na poradách rozhoduje a po poradách ztrácí. Každý si pamatoval něco jiného a zápis psal ten, kdo se nestihl vymluvit. Úkoly zůstávaly v hlavách, nebo v e-mailech, které nikdo nečetl.

Jak to funguje

Systém poslouchá poradu na stole i online a pozná, kdo mluví. Po jejím konci pošle všem krátký zápis: co se rozhodlo a co zůstává otevřené. Každý úkol, který zazněl, zapíše do nástroje, který tým už používá, a přidá jméno a termín.

První verzi jsme pustili na dvou poradách. Ukázalo se, že lidé říkají „já to zařídím“, aniž by řekli kdy. Systém se proto u každého úkolu bez termínu zeptá, kdy to má být hotové. Je to jediná otázka, kterou občas položí.

Na co si dát pozor

• Poradu nahráváme jen se souhlasem všech zúčastněných.
• Citlivé porady se nenahrávají, stačí je vypnout jedním tlačítkem.
• Úkol bez jasného jména dostane značku „bez jména“ a systém se zeptá, komu patří.

Co to přineslo

Hned po poradě má každý v mobilu, co má dělat, a vedoucí vidí, co visí. Nikdo nepíše zápis, takže se přestalo stávat, že by poradu končilo „a kdo to napíše?“. Úkoly se neztrácejí, protože vznikají tam, kde je tým stejně řeší.